Orderadministratie, facturatie en managementinformatie

Sovas Tandtechniek is de meest complete oplossing voor de orderadministratie en facturatie van tandtechnische werkstukken. Met Sovas Tandtechniek is bovendien duidelijke managementinformatie te verkrijgen. Doordat Sovas zo flexibel en gebruiksvriendelijk is, kan iedere tandtechnieker ermee uit de voeten. Direct na installatie van de software kunnen gebruikers ermee aan de slag. In hun eigen huisstijl, volgens hun eigen wensen. Hieronder staat een beknopte opsomming van de mogelijkheden van Sovas Tandtechniek.

Artikelen of bewerkingen
Door van tevoren gegevens over artikelen en bewerkingen te registreren wordt het verwerken van een opdracht vereenvoudigd. Zo is het mogelijk coderinglijsten op te bouwen volgens bijvoorbeeld de VLHT, p-nummers voor de tandprothetiek op te nemen of een geheel eigen codering te hanteren. Vooraf ingestelde batchnummers zorgen ervoor dat producten in het kader van de CE-normering eenvoudig te traceren zijn. Door van tevoren de specificaties, zoals de legering van metalen, aan te geven bij het artikel, wordt de beschrijving voor een productcertificaat vereenvoudigd. Door slijpverlies aan te geven, wordt het netto-/brutogewicht van edelmetalen berekend. En om tot een goede capaciteitplanning (optioneel) te komen is het mogelijk de bewerkingstijd bij een bewerking aan te geven.

Prijzen en kortingen
Sovas Tandtechniek houdt rekening met prijzen, prijsafspraken en kortingen. Naast de standaardprijzen voor artikelen en bewerkingen, is het mogelijk om per debiteur (tandarts) een prijsafspraak per artikel of bewerking te maken. Per tandarts een standaard kortingspercentage voor de dagfactuur vastleggen behoort eveneens tot de mogelijkheden. Dit kan separaat voor materiaal en honorarium. Daarnaast is het ook mogelijk om een kortingspercentage op de maandfactuur te geven.

Medewerkers en afdelingen
Werkstukken zijn gemakkelijk te traceren door in het systeem aan te geven welke medewerker welke bewerking verricht. Sovas Tandtechniek biedt standaard de mogelijkheid om per afdeling werklijsten op basis van doorlooptijden te maken. Deze werklijsten geven inzicht in het onderhanden werk en in eventuele vertragingen.
Maakt een laboratorium gebruik van de optionele module capaciteitplanning, dan kan de bezetting per afdeling bekeken worden. Deze optie toont grafisch waar eventuele problemen gaan ontstaan.

Combinaties of recepten
Werkstukken bestaan vaak uit een lange opsomming van codes. Zeker de complexe werkstukken bevatten veel codes. Door hier zogenaamde combinaties voor aan te maken wordt het aanmaken van een opdracht aanzienlijk vereenvoudigd. Bovendien wordt op deze manier voorkomen dat er bepaalde codes worden vergeten bij het factureren.

Debiteuren
Naast de algemene adresgegevens van debiteuren (tandarts) is het ook mogelijk specifieke wensen voor werkstukken aan te geven. Deze gegevens worden als permanent geheugensteuntje op de interne werkopdracht weergegeven.

Orderverwerking
Als het systeem is ingericht is het erg eenvoudig om opdrachten te verwerken. Alle gedefinieerde gegevens komen hier samen. Denk aan debiteur, prijzen, bewerkingen, doorlooptijden, combinaties, kortingen en klantspecifieke wensen. Bovendien zijn hier de gegevens van de patiënt te registreren en fotomateriaal toe te voegen aan de opdracht. Alle informatie kan op een interne werkopdracht (productiekaart) worden weergegeven.

Gebruikers bepalen zelf wat zij van het systeem verwachten. Zo is het mogelijk in de meest eenvoudige vorm een opdracht vast te leggen en direct hiervan een dagfactuur af te drukken. Maar er is meer mogelijk, zoals het registreren van de opdracht bij binnenkomst. Of het registreren van offertes in de vorm van een pro-formanota. Deze pro-formanota's zijn direct bij opdracht om te zetten, zodat de opdracht snel in productie kan worden genomen of gefactureerd worden.

Werkstukken en eventuele articulatoren die tussentijds naar de tandarts gaan, bijvoorbeeld tijdens de pasfase, zijn te bewaken.

Van alle fasen in het proces zijn rapporten te maken: van het onderhanden werk, de planningslijsten, routelijsten, uitstaande opdrachten en niet gefactureerde opdrachten. Werkstukken raken nooit meer zoek: alles is immers vastgelegd en het proces wordt bewaakt.

En zijn er onverhoopt fouten in een factuur gemaakt, dan zijn deze achteraf eenvoudig te corrigeren. Er kan een nieuwe factuur gemaakt worden waarbij het systeem aangeeft wat de gevolgen zijn, zoals het maken van een nieuwe maandfactuur.

De lay-out van de offertes en dagfacturen zijn volledig naar eigen huisstijl in te richten. Onderaan de dagfactuur kan een productcertificaat worden afgedrukt, waarop alle specificaties en het batch- of lotnummer worden vermeld.

Routes
Wanneer gebruik wordt gemaakt van deze optionele module kunnen vanuit de expeditie routelijsten voor de chauffeur gemaakt worden. Het aantal op te nemen routes is onbeperkt. Ook kunnen tandartsen vast aan routes gekoppeld worden. Is een werkstuk gereed, dan wordt deze automatisch op de eerstvolgende route voor de tandarts gezet.

Maandfacturen
Voor het aanmaken van de maandfacturen kan een advieslijst worden gemaakt. In principe zijn met één druk op de knop alle maandfacturen samen te stellen. Maar het is ook mogelijk een enkele factuur te maken of de lopende maand te negeren. Mochten er fouten op de maandfactuur ontstaan dan zijn die achteraf eenvoudig te corrigeren.
Een journaal van de maandfacturen dient als basis voor de financiële administratie. En wanneer Sovas Tandtechniek wordt uitgebreid met Sovas Financieel, dan kunnen maandfacturen direct worden geïmporteerd in de financiële administratie.
Degenen die het werk uitbesteden aan een accountant of administratiekantoor en zelf alleen de betalingen van debiteuren bijhouden, kunnen gebruikmaken van de optie Openstaande posten. Door zelf de betaalde facturen bij te houden wordt namelijk ook inzicht verkregen in de openstaande facturen.

Statistieken
Gedurende de hele maand zijn omzetgegevens op te vragen van de lopende maand. Wanneer de maandfacturen zijn gemaakt is het mogelijk per periode te zien wat de omzetgegevens zijn. Dit kan financieel, maar ook naar aantal werkstukken. Het is ook mogelijk meerdere periodes met elkaar te vergelijken. Deze informatie wordt in rapporten weergegeven, maar kan ook grafisch worden getoond.

Optioneel
Genoemde functionaliteiten behoren, tenzij anders vermeld, tot het standaardpakket. Deze standaardapplicatie kan ook nog worden uitgebreid met een aantal modules:

• Capaciteitplanning
• Routeplanning
• Sovas Financieel
• SQL module voor het maken van variabele overzichten